बीड: जिल्हाधिकारी कार्यालय बीड येथे नागरिक व जनतेच्या वतीने येणारे अर्ज, निवेदन या पत्रव्यवहार कार्यवाहीची टपाल संकलन व वितरण व्यवस्थेत मोठा बदल करण्यात येणार असून यासाठी, ट्रॅकिंग संगणक प्रणालीचा वापर करणार आहे, असे जिल्हाधिकारी राहुल रेखावार सांगितले.
यामुळे जनतेची कामे गतीने होतील व कामचुकार कर्मचारी उघडे पडतील. टपाल संकलन, वितरण व्यवस्थेमधील दोष दूर होवून जनतेचा वेळ व पैसा बचत होऊन मानसिक ताणही कमी होणार आहे. यात अद्ययावत सुविधा टपाल व फाईल ट्रॅकिंग संगणक प्रणाली आहे. ही प्रणाली जिल्हाधिकारी कार्यालयमधील सर्व आस्थापनांमध्ये सुरु करण्यात आलेली आहेत. या प्रणालीच्या वापरामुळे कोणत्या कर्मचाऱ्याकडे कोणता संदर्भ प्रलंबित आहे हे कार्यालय प्रमुखांना कळणार आहे.
टपाल ट्रॅकिंग संगणक प्रणाली व फाईल ट्रॅकिंग प्रणाली या दोन स्वतंत्र आहेत परंतु त्या एकमेकांशी जोडलेल्या आहेत. या टपाल ट्रॅकिंग प्रणालीमध्ये कार्यालयनिहाय/ शाखानिहाय, विषयनिहाय, तारीखनिहाय, साप्ताहिक, मासिक, वर्षनिहाय इत्यादी प्रत्येक बाबीची नोंद घेण्याची सुविधा आहे.
या प्रणालीमध्ये कार्यालयात येणारे प्रत्येक टपालाची आवक विभागापासून ते विविध कार्यासनापर्यंत होणाऱ्या प्रवासाची नोंद ठेवण्याची सुविधा या प्रणालीमध्ये प्रत्येक स्तरावर/ कार्यासननिहाय वक्त पादरी करण्याची सुविधा आहे.
या प्रणालीमध्ये प्रत्येक कार्यासनापासून ते कार्यालय प्रमुख या प्रत्येक स्तरावर प्रलंबित असलेले टपाल स्वतंत्रपणे पाहण्याची सुविधा आहे. संगणक प्रणालीमध्ये आवक टपालाचे पृथ:करण/वाटप करून विश्लेषण करण्याची सुविधा आहे.
या प्रणालीमध्ये जावक टपाल नोंदविण्याबाबतची संपूर्ण प्रक्रिया करण्यात आलेली आहे. या टपाल ट्रॅकिंग संगणक प्रणालीमध्ये टपालाद्वारे संचिका तयार करता येते संचिकेचा प्रवास नोंदविला जातो. नवीन फाईल नोंदविण्याची सुविधा फाईल ट्रॅकिंग प्रणालीमध्ये आहे.
या प्रणालीमध्ये संचिका आदेश व इतर कागदपत्रे अपलोड करता येतात, तसेच ती पाहता देखील येतील. फाईलची सद्यस्थिती व पूर्ण प्रवास दिनांक वेळ सह तत्काळ पाहता येणार आहे. फाईल निर्धारित काळात निर्गत न झाल्यास संबंधित विभागात सूचना देता येतील.
फाईल ट्रॅकिंग प्रणालीमध्ये फाईल पुट-अप व शेरा नोंद करता येते. मागील शेरा पाहण्याची सुविधा प्रणालीमध्ये करण्यात आलेली आहे. फाईल प्रकारानुसार, विभागनिहाय, डेस्कनिहाय, गोषवारा रिपोर्ट पाहता येतात.
या प्रणालीद्वारे सामान्य नागरिकास आपल्या पत्राची/ टपालाची सध्यास्थिती व पूर्ण प्रवास पाहता येईल. तसेच काही आदेश असतील ते देखील डाउनलोड करता येतील. या बदलामुळे जनतेची कामे गतीने होती असे जिल्हाधिकारी यांनी सूचित केले आहे.